Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Kaupunni-Kollektiivi Ry:n jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kaupunni-Kollektiivi Ry
Y-tunnus: 2957203-7
Osoite: Palokukantie 3 E 1, 90540 Oulu
Sähköpostiosoite: saija.kultalahti (a) gmail.com
Puhelinnumero: 044 548 6358

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Saija Kultalahti
Kaupunni-Kollektiivi Ry
saija.kultalahti (a) gmail.com
puh. 044 548 6358

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteri sisältää Kaupunni-Kollektiivi Ry:n suorien jäsenien, kannatusjäsenten sekä yritys- ja yhdistyskannattajajäsenten tiedot.
Tietoja käytetään yhdistyksen toimintaan liittyvään viestintään, markkinointiin, varainkeruuseen tai jäsentutkimukseen.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai hänen edustamansa organisaation välinen asiakassuhde, sopimus, toimeksianto, rekisteröidyn suostumus tai muu asiallinen yhteys.
Lisäksi käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu eli rekisterinpitäjä pitää tietoja yllä yhdistystoiminnan mahdollistamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia henkilötietoja:

– Nimi
– Osoitetiedot
– Sähköpostiosoite
– Syntymäaika

Lisäksi organisaatioilta kerätään seuraavia tietoja:

– Organisaation nimi
– Y-tunnus
– Yhteyshenkilö

Lisäksi kerätään asiakas-, kumppanuussuhteen tai muun vastaavan suhteen elinkaaren mukaisesti muita tietoja mm. maksuehdot, toimitustiedot, laskutus, reklamaatio ja muut kaupalliset tiedot.

6. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhteydenottojen, tilausten, sopimusten tai muun yhteydenpidon myötä. Pääsääntöisesti tiedot saadaan rekisteröidyiltä tai hänen edustamaltaan organisaatiolta.

7. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Jäsenrekisterin tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, mikäli tämä on tarpeen yhdistyksen oman viestinnän, markkinoinnin, varojen keräämisen tai jäsentutkimuksen tekemiseksi.

Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön takia sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

Käytämme jäsenviestintään Googlen, Microsoftin sekä MailChimpin järjestelmiä. Kaikki näistä ovat yhdysvaltalaisia pilvipalveluita, jotka säilyttävät tietoja Yhdysvalloissa. Kaikki nämä yritykset ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Privacy Shield -sopimukseen, jonka lupausten mukaisesti yritykset käsittelevät henkilötietoja EU:n henkilötietosuojalain mukaisesti. Milloin mahdollista, käytämme tietojen säilytykseen tietoturvallista, Euroopassa sijaitsevaa palvelinkeskusta.

8. Tietojen suojaus

Rekisteriin käyttö on ohjeistettu rekisterinpitäjän organisaatiossa. Sähköisen rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta, salasanalla sekä monimenetelmäistä autentikointia.
Pääsy rekisteriin on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä tai toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja yhdistyksen toimintaan liittyvissä tehtävissä.

9. Tietojen säilytysaika

Rekisterissä olevia tietoja säilytetään rekisterissä vähintään kirjanpitolain vaatiman 6 vuotta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja- ja rekisteriseloste on nähtävillä Kaupunni-Kollektiivi Ry:n verkkosivuilla ja se voidaan toimittaa tarvittaessa rekisteröidylle.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle allekirjoitettuna tai vastaavalla tavalla varmennettuna.

Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto voidaan korjata joko oma-aloitteisesti rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn pyynnöstä.
Pyynnössä tulee yksilöidä tiedot, joita vaaditaan korjattavaksi sekä perusteet korjauksille. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien tietojen poistamista rekisteristä. Poistopyyntö tulee toimittaa kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle allekirjoitettuna tai vastaavalla tavalla varmennettuna.
Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot rekisteristä kohtuullisessa ajassa rekisteröidyn sitä henkilökohtaisesti pyytäessä, mikäli lainsäädäntö, laskut tai perintätoimet ym. eivät estä tietojen poistamista.

Rekisteröidyllä on valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

11. Muutokset tietosuojaselosteessa

Rekisterinpitäjä varaa oikeudet muuttaa tietosuoja- ja jäsenrekisteriselostetta, mikäli yhdistyksen toiminta näin vaatii. Laitamme muutokset näkyville selosteen loppuun päivättyinä.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.